Kunde:
UVB
Umsetzung:
partizipatives agiles Vorgehen
Aufgabe:
digitales BewerberInnenmanagement für eine Behörde

WIM HR-Manager ATS

Das System ist wegweisend für Behörden, da es die typischen Abläufe und Zugriffsrechte berücksichtigt. Der WIM HR-Manager ist eine nachhaltige Open Source-Lösung und entlastet die Verwaltung. Sie bietet Schnittstellen zu weiteren Softwarepaketen im Personalmanagement.

DSGVO-konformes Stellenmanagement

Der WIM HR-Manager ermöglicht die DSGVO-konforme Durchführung des Bewerbungsprozess'. Auch auf Ebene der Abteilungen können unterschiedliche Lese- und Schreibrechte vergeben werden. 

Übersicht auch bei unterschiedlichen Stellenausschreibungen

Auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Stellen behält die HR-Abteilung jederzeit die Übersicht über den Status verschiedener Stellenausschreibungen und kann mit BewerberInnen per Serienbriefmodul individuell kommunizieren.

Umsetzungszeitraum

Jul. 19 - Apr. 21

Betreuungszeitraum

Seit Apr. 21

Planung des Bewerbungsprozesses 

  • Handlungsablaufplan mit verschiedenen Projektphasen erstellen (Drag & Drop) 
  • Phasen können pro Stelle individuell benannt und zeitlich definiert werden 
  • Bei Überschreiten von Fristen wird die jeweilige Phase rot hervorgehoben 

 
Bewerbungsmanagement 

  • Eingangssichtung aller Bewerbungen samt Anhängen durch Personalabteilung 
  • Ablage aller BewerberInnen-Daten in der elektronischen Akte 
  • Klassifizierung nach unterschiedlichen Voraussetzungen (Schwerbehinderung, externe, interne Bewerbung usw.) 
  • Weitergabe im System einzelner oder mehrerer KandidatInnen an Fachabteilung (Lese- und Schreibberechtigungen anpassbar) 
  • Sichtung und KandidatInnen-Ranking durch die Fachabteilung 
  • Rückmeldung einzuladender Bewerber*innen an die Personalabteilung 
  • Benennung von ErsatzkandidatInnen 
  • Einladung von ErsatzkandidatInnen bei "No-Show“ 
  • Ranking interviewter Bewerber*innen (Drag & Drop) 
  • Kommentarfunktion für Abteilungen (je nach Berechtigung) 
  • Informationen zu allen Stellen, Phasen, Anzahl der BewerberInnen auf einen Blick 
  • Einfaches Wechseln von Gesamtstellenübersicht zu Stellenübersicht und EinzelbewerberInnen 

 
Automatisierung 

  • Automatisches Veröffentlichen und Ausblenden von Stellenanzeigen nach Handlungsablaufplan  
  • Automatische Erstellung von Ablaufplänen für die Bewerber*innen-Interviews 
  • Erstellen eines Interviewplans mit individuellen Time-Slots für KandidatInnen 
  • Flexibles automatisches Anpassen des Interviewplans bei Absagen und Einladen von ErsatzkandidatInnen 
  • Automatisches Erzeugen einer BewerberInnenhistorie, in der alle Bearbeitungszustände eines Datensatzes protokolliert werden 
  • Vorlagennutzung für wiederkehrende Stellenausschreibungen 

 
Frontend 

  • Stellenausschreibung auf eigener Website im „Google-for-jobs“ lesbaren Format publizieren 
  • Stellenanzeigen im responsiven Webdesign 

 
Kommunikation mit BewerberInnen 

  • E-Mail-Modul zur individuellen Erstellung von Vorlagen. 
  • Bulk-Serienbriefe an alle BewerberInnen möglich 
  • Personalisierte Einladungen zu Interviews per Serienbrief inkl. Ort und Uhrzeit des Interviews 
  • Personalisierte Absagen per Serienbrief Zusage 
  • Eindeutige Stellen- und BewerberInnen-Referenz 

 
Datensicherheit 

  • DSGVO-konforme Selbsterfassung von BewerberInnendaten 
  • Standort der Server in Deutschland in zertifiziertem Hochleistungsrechenzentrum 
  • DSGVO-konforme Löschung von Bewerberdaten 
  • Zukunftssicheres OpenSource-System 
  • On-premise-Lösung, die in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird

 
Statistik auswertbar nach 

  • Bewerbungen gesamt und pro Stelle 
  • Mittlere Dauer pro Bewerbungsverfahren 
  • Geschlecht 
  • Verhältnis Bewerbungen / Zusagen 
  • Bewerbungen nach Stellenart  

Link zur Prezi-Päsentation