Hier stellen wir die wichtigsten Feautures vor:
Stellenbesetzungsverfahren vollständig digital abbilden – von der Beantragung bis zur Archivierung
Personalgewinnung in Behörden ist mehr als das Veröffentlichen einer Stellenanzeige. Einer Ausschreibung gehen interne Anträge und Genehmigungen voraus. Im weiteren Verfahren müssen Fachabteilungen, Personalstellen und Beteiligungsgremien koordiniert, Bewerbungen bewertet, Gespräche organisiert, Entscheidungen dokumentiert und Verfahren schließlich revisionssicher abgelegt werden.
Unsere Bewerbungsmanagementsoftware wimHRM bildet diesen gesamten Prozess in einem zentralen System ab.
Medienbruchfrei, strukturiert und auf die besonderen Anforderungen von Bundes- und Landesbehörden ausgerichtet.
So entsteht aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein durchgängiger digitaler Stellenbesetzungsprozess.
Der Prozess beginnt bereits vor der Ausschreibung
Eine effiziente Stellenbesetzung beginnt nicht erst mit dem Eingang der ersten Bewerbung.
Fachabteilungen können benötigte Stellen direkt innerhalb des Systems beantragen. Anschließend durchläuft der Stellenantrag einen individuell definierbaren Genehmigungsprozess.
Welche Stellen oder Organisationseinheiten eine Freigabe erteilen müssen und in welcher Reihenfolge dies geschieht, lässt sich entsprechend den Abläufen der jeweiligen Behörde festlegen.
Damit werden interne Abstimmungen und Freigaben von Beginn an in den digitalen Prozess integriert – ohne separate Listen, E-Mail-Ketten oder zusätzliche Ablagen.
Klare Abläufe für jedes Stellenbesetzungsverfahren
Für jedes Verfahren kann ein individueller Handlungsplan definiert werden.
Er legt fest, welche Stationen und Aufgaben im Laufe des Stellenbesetzungsverfahrens zu durchlaufen sind. Beteiligte sehen dadurch transparent, welche Schritte bereits erfolgt sind und welche Aufgaben noch anstehen.
Gerade bei zahlreichen parallel laufenden Verfahren schafft dies Übersicht und unterstützt die Personalabteilung bei einer strukturierten Steuerung.
Ausschreibungen flexibel erstellen und veröffentlichen
Wiederkehrende Stellenprofile müssen nicht immer wieder neu aufgebaut werden. Mit Stellenvorlagen lassen sich Ausschreibungen effizient vorbereiten und standardisieren.
Stellen können anschließend direkt auf der eigenen Karriereseite veröffentlicht werden.
Dabei unterstützt das System unterschiedliche Ausschreibungsformen, beispielsweise:
- Stellen mit oder ohne Bewerbungsfrist
- Ausbildungsstellen
- öffentlich ausgeschriebene Positionen
- ausschließlich intern veröffentlichte Stellen
Für eine zusätzliche Reichweite können Stellenausschreibungen außerdem an angebundene Multiposter exportiert werden.
So lassen sich unterschiedliche Recruitingwege zentral aus einem System heraus steuern.
Bewerbungseingänge zentral kontrollieren
Nach Veröffentlichung der Stelle mit dem wimHRM laufen die Bewerbungen direkt im jeweiligen Verfahren zusammen.
Die Personalstelle behält jederzeit den Überblick über Bewerbungseingänge, Bearbeitungsstände und den weiteren Verlauf des Verfahrens.
Auch die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern erfolgt direkt aus dem System.
Individualisierbare Sammel-E-Mails ermöglichen es beispielsweise, mehrere Kandidatinnen und Kandidaten gezielt anzuschreiben, ohne auf unpersönliche Standardkommunikation angewiesen zu sein.
Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und Absagen können ebenfalls unmittelbar aus dem jeweiligen Verfahren versendet werden.
Fachabteilungen gezielt und datenschutzgerecht einbinden
Nicht jede am Verfahren beteiligte Person benötigt Zugriff auf sämtliche Bewerbungsdaten.
Bewerbungen können deshalb gezielt für die zuständigen Fachabteilungen freigeschaltet werden. Die Bereitstellung erfolgt entsprechend der jeweiligen Rolle im Stellenbesetzungsverfahren und unterstützt damit einen DSGVO-gerechten Umgang mit Bewerberdaten.
Fachabteilungen erhalten genau dort Zugriff, wo ihre fachliche Einschätzung erforderlich ist.
Das verbindet Datenschutz mit einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Personalbereich und Fachseite.
Auswahlverfahren strukturiert vorbereiten
Die eigentliche Personalauswahl lässt sich umfassend im System organisieren.
Für Vorstellungsgespräche können Interviewpläne erstellt werden. Auch mehrere Interviewpläne innerhalb eines Stellenbesetzungsverfahrens sind möglich – beispielsweise für unterschiedliche Gesprächsrunden oder Kandidatengruppen.
Darüber hinaus können Ersatzkandidatinnen und Ersatzkandidaten benannt und im weiteren Verfahren berücksichtigt werden.
So bleiben auch komplexere Auswahlverfahren übersichtlich und nachvollziehbar.
Bewertungsmatrix für fundierte Auswahlentscheidungen
Für eine strukturierte und vergleichbare Bewertung der Bewerberinnen und Bewerber kann für jedes Verfahren eine individuelle Bewertungsmatrix erstellt werden.
Kompetenzbereiche werden dabei passend zum jeweiligen Anforderungsprofil definiert.
Zu den einzelnen Kompetenzbereichen können geeignete Fragen hinterlegt werden. Die Bewertung erfolgt anschließend anhand eines festgelegten Skalensystems.
Damit erhalten alle am Auswahlverfahren Beteiligten eine gemeinsame Bewertungsgrundlage.
Fachliche Prioritäten bereits im Vorfeld festlegen
Nicht alle Kompetenzbereiche sind für eine Position gleich relevant.
Deshalb können die zuständigen Fachabteilungen bereits vor Beginn der Bewertung festlegen, welche Kompetenzbereiche stärker oder schwächer gewichtet werden sollen.
So lässt sich beispielsweise abbilden, dass für eine Position bestimmte Fachkenntnisse eine höhere Bedeutung haben als andere Kompetenzen – während bei einer Führungsposition wiederum andere Schwerpunkte gesetzt werden.
Die fachlichen Anforderungen der jeweiligen Stelle fließen damit unmittelbar und nachvollziehbar in die spätere Gesamtbewertung ein.
Das schafft eine differenziertere Grundlage für Auswahlentscheidungen und verbindet die Expertise der Fachabteilung mit einem strukturierten Bewertungsverfahren.
Beteiligungsgremien direkt in den Prozess integrieren
Stellenbesetzungsverfahren in Behörden erfordern regelmäßig die Beteiligung weiterer Stellen.
Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte können deshalb unmittelbar in Ausschreibungs- und Bewerbungsprozesse eingebunden werden.
Die Beteiligung erfolgt innerhalb des Systems und wird damit Teil des gemeinsamen digitalen Workflows.
Besondere Anforderungen an den Datenschutz werden dabei ebenfalls berücksichtigt.
So können beispielsweise Eigenbewerbungen von Mitgliedern eines Personalrats datenschutzgerecht behandelt werden, ohne dass die betreffende Person im Rahmen ihrer Gremienfunktion Zugriff auf die eigene Bewerbung erhält.
Damit können auch sensible Konstellationen innerhalb eines einheitlichen Verfahrens abgebildet werden.
Kommunikation direkt aus dem Verfahren heraus
Viele kleine Kommunikationsschritte verursachen im Recruiting erheblichen administrativen Aufwand.
Unsere Software bündelt diese Kommunikation direkt im jeweiligen Verfahren.
Dazu gehören unter anderem:
- individualisierbare Sammel-E-Mails
- Einladungen zu Vorstellungsgesprächen
- Absagen
- weitere verfahrensbezogene Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
Personalverantwortliche müssen dadurch nicht permanent zwischen Bewerbungsmanagement, E-Mail-Programm und separaten Listen wechseln.
Kommunikation und Verfahrensstand bleiben miteinander verbunden.
Verfahren DSGVO-konform archivieren
Mit Abschluss einer Stellenbesetzung endet der administrative Prozess nicht.
Stellenbesetzungsverfahren müssen entsprechend der geltenden Vorgaben dokumentiert und für definierte Zeiträume aufbewahrt werden.
Das System unterstützt die DSGVO-konforme Archivierung abgeschlossener Stellenbesetzungsverfahren und schafft damit einen zentralen und nachvollziehbaren Umgang mit den zugehörigen Daten.
Recruitingdaten systematisch auswerten
Wie viele Stellen wurden ausgeschrieben? Wie entwickeln sich Bewerbungseingänge? Welche Verfahren laufen besonders lange? Wo entstehen wiederkehrende Muster?
Die im System vorhandenen Daten können umfassend statistisch ausgewertet werden.
Flexible Pivot-Operationen ermöglichen es, Daten aus Stellenbesetzungsverfahren nach unterschiedlichen Kriterien zu analysieren und miteinander in Beziehung zu setzen.
Damit wird das Bewerbungsmanagement zugleich zu einer Informationsgrundlage für Personalplanung, Prozessoptimierung und Reporting.
Eine einheitliche Plattform für den gesamten Stellenbesetzungsprozess
Unsere Bewerbungsmanagementsoftware verbindet Funktionen, die in vielen Organisationen noch über unterschiedliche Anwendungen, Tabellen, E-Mails und Ablagen verteilt sind.
Vor der Ausschreibung
Stellen beantragen, Genehmigungsprozesse abbilden, Handlungspläne definieren und Stellenvorlagen nutzen.
Ausschreibung und Recruiting
Stellen intern oder extern veröffentlichen, unterschiedliche Ausschreibungsarten abbilden und Stellen an Multiposter übergeben.
Bewerbungsmanagement
Bewerbungseingänge kontrollieren, Kandidatinnen und Kandidaten verwalten und die Kommunikation zentral steuern.
Zusammenarbeit
Fachabteilungen gezielt einbinden sowie Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte in die vorgesehenen Prozesse integrieren.
Auswahl
Interviewpläne erstellen, Fragen und Kompetenzbereiche definieren, Bewertungen durchführen, Kompetenzbereiche gewichten und Ersatzkandidaten festlegen.
Abschluss und Controlling
Verfahren archivieren und den gesamten Datenbestand flexibel statistisch auswerten.
Für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt
Bundes- und Landesbehörden benötigen keine isolierte Recruitinglösung, sondern ein System, das die tatsächlichen Abläufe eines behördlichen Stellenbesetzungsverfahrens versteht.
Unsere Software verbindet deshalb Prozesssteuerung, Bewerbungsmanagement, Zusammenarbeit, strukturierte Personalauswahl, Datenschutz und Auswertung in einer gemeinsamen Lösung.
Das reduziert Medienbrüche, schafft Transparenz und unterstützt alle Beteiligten dabei, auch komplexe Stellenbesetzungsverfahren effizient zu bearbeiten.
Technisch leistungsfähig. Stabil. Zukunftssicher.
Auch die technische Basis ist auf einen zuverlässigen professionellen Betrieb ausgelegt.
Die Anwendung basiert auf hochperformanter und stabiler Open-Source-Technologie und wird in einem leistungsfähigen Rechenzentrum betrieben.
Damit steht Behörden eine moderne technologische Grundlage für ein dauerhaft verfügbares und leistungsfähiges Bewerbungsmanagement zur Verfügung.
Vom Stellenantrag bis zur Besetzung – ein System
Digitale Stellenbesetzung bedeutet für uns nicht, einzelne analoge Arbeitsschritte lediglich elektronisch nachzubilden.
Es bedeutet, den gesamten Prozess zusammenzuführen:
Beantragen. Genehmigen. Ausschreiben. Bewerbungen verwalten. Beteiligte einbinden. Interviews organisieren. Kompetenzen bewerten. Entscheidungen vorbereiten. Archivieren. Auswerten.
Alles innerhalb einer zentralen Lösung.
Lernen Sie das System im praktischen Einsatz kennen
Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich die Abläufe Ihrer Behörde mit unserer Bewerbungsmanagementsoftware digital abbilden lassen – einschließlich Ihrer individuellen Genehmigungswege, Beteiligungsprozesse und Auswahlverfahren.
Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Präsentationstermin und erleben Sie den gesamten Stellenbesetzungsprozess in einem System (Dauer ca. 90 Minuten).
